home *** CD-ROM | disk | FTP | other *** search
/ The Business Master (3rd Edition) / The Business Master (3rd Edition).iso / files / business / ck / ckzip.exe / CK.DOC < prev    next >
Encoding:
Text File  |  1993-03-11  |  37.9 KB  |  992 lines

  1.  
  2.  
  3.  
  4.  
  5.  
  6.  
  7.  
  8.  
  9.  
  10.  
  11.  
  12.  
  13.  
  14.  
  15.  
  16.  
  17.                                    #########
  18.                                  ####      ####
  19.                                 ####
  20.                                ####
  21.                               ####                    ####           tm
  22.                               ####                    ####   ### 
  23.                                ####                   ####  ###
  24.                                 ####                  #### ###
  25.                                   ###########         #######
  26.                                                       #### ###
  27.                                                       ####  ###
  28.                                                       ####   ###
  29.                                                       ####    ###
  30.  
  31.  
  32.  
  33.  
  34.  
  35.                   CK A Program To Report On Your Income And Expenses
  36.  
  37.                   CK Program and Manual Copyright 1985, 1987 by 
  38.                        David M.  Alexander
  39.  
  40.  
  41.  
  42.                              NO WARRANTY
  43.  
  44.     THERE ARE NO WARRANTIES OF ANY KIND ON CK, INCLUDING, BUT NOT
  45.     LIMITED TO NO WARRANTY OF FITNESS AND NO WARRANTY OF
  46.     MERCHANTABILITY.  WHEN YOU USE CK, YOU USE IT AT YOUR OWN
  47.     RISK.  IF ANYTHING GOES WRONG, YOUR NUMBERS DON'T COME OUT
  48.     RIGHT OR WHATEVER, IT IS YOUR RISK NOT MINE.  IF YOU DON'T 
  49.     AGREE TO TAKE THIS RISK AND RELIEVE ME OF ANY LIABILITY, THEN
  50.     DON'T USE CK.  THIS PROGRAM "AS IS".  AT THIS PRICE, IF ANYTHING 
  51.     GOES WRONG, THE RISK IS YOURS.  IF ANY PART OF THE PROGRAM IS 
  52.     DEFECTIVE YOU, NOT I, ASSUME THE ENTIRE COST OF SERVICING
  53.     OR REPAIR.
  54.  
  55.  
  56.     No one has ever told me that CK did anything
  57.     "bad" or gave the wrong numbers, but I don't want there to be
  58.     a first time at my expense.  -- David M. Alexander
  59.  
  60.              print by telling your word processor to
  61.              print the file CK.DOC or by typing
  62.              A>COPY CK.DOC  LPT1: [return]
  63.  
  64.                   CK is a Trade Mark of David M. Alexander
  65.  
  66.                   MS DOS is a Trade Mark of Microsoft, Inc.
  67.  
  68.        This manual is copyrighted by David M. Alexander 1985, 1987, 1988 
  69.  
  70.              All  of  the programs beginning with the  letters  CK  and 
  71.        referred to in this manual are copyrighted by David M. Alexander 
  72.        1983.   No  part of this manual or these programs may be  copied 
  73.        without the written permission of David M. Alexander.
  74.  
  75.              CK tm  owned and written by David M. Alexander
  76.                                            2600 El Camino Real #506
  77.                                            Palo Alto, CA  94306
  78.                                            415-857-9233
  79.  
  80.        NO WARRANTY -- There is no warranty of  merchantibilty,  fit-
  81.        ness  or any other warranty with this program.   By using the 
  82.        programs,  user assumes all risks of use.   In short, if your 
  83.        numbers  come  out  wrong,  only you  and  not  Alexander  
  84.        are at risk.  Registration Fee: $25.00
  85.  
  86.  
  87.  
  88.  
  89.  
  90.  
  91.  
  92.                                                           i
  93.  
  94.  
  95.                       TABLE OF CONTENTS --- PAGE NUMBERS                 
  96.  
  97.               SECTION I -- BASIC INFORMATION  * * * * * 1 - 6
  98.  
  99.                (A) Overview Of The Program;  (1 - 2)
  100.                (B) Hardware Requirements;    (3)
  101.                (C) Why I Wrote This Program; (4 - 6)
  102.  
  103.  
  104.               SECTION II -- GETTING READY TO RUN CK * * 7 - 16
  105.  
  106.                (A) General Rules;                        ( 7 - 10)
  107.                (B) Copying The Programs Onto Your Disks; (11 - 14)
  108.                (C) All About The Main Menu;              (15 - 16)
  109.  
  110.                  ---- Shareware CK.DOC ends here ---
  111.  
  112.               SECTION III -- RUNNING CK THE 1ST TIME  * 17 - 28
  113.  
  114.                (A) Setting Up Your Income & Expense Codes; (17 - 19)
  115.                    Sample Set Up Session;                  (20 - 24)
  116.  
  117.                (B) Listing Your Checking Accounts;         (25)
  118.                    Sample Listing Session;                 (26 - 28)
  119.  
  120.  
  121.               SECTION IV -- EVERYDAY USE OF CK  * * * * 29 - 81
  122.  
  123.                (A) Entering Your Check Stubs & Deposits;      (29 - 45)
  124.                        Printed Audit Trail --------------- 29
  125.                        Which Account To Use -------------- 29
  126.                        Biggest & Smallest Check Numbers -- 30
  127.                        Add Data To New Or Old Report? ---- 30
  128.                        Name Of File To Hold Data --------- 30
  129.                        Beginning & Ending Dates ---------- 31
  130.                        Erasing An Entry ------------------ 38
  131.                        Data Entry Summary ---------------- 38
  132.                        Reconciling With Bank Statement --- 38-45
  133.  
  134.                    Sample Entry Session;                      (46 - 52)
  135.  
  136.  
  137.                                                           ii
  138.                             TABLE OF CONTENTS
  139.  
  140.  
  141.                (B) Looking At Entries & Correcting Typos;     (53)
  142.                    Sample Correcting Session;                 (54 - 58)
  143.  
  144.                (C) Creating Your Reports;                     (59 - 64)
  145.                    & Printing Checks
  146.                    Sample Report Creation Session;            (65 - 68)
  147.  
  148.                (D) Year To Date Report Of Income & Expenses;  (69 - 71)
  149.                    Sample Year To Date Session;               (72 - 75)
  150.  
  151.                (E) How To Print Your Reports;                 (76 - 78)
  152.  
  153.                (F) Adding Several Files Together;             (79)
  154.                    Sample Adding Session;                     (80 - 81)
  155.  
  156.  
  157.               SECTION V -- PROGRAM DETAILS  * * * * * * 82 - 89
  158.  
  159.                (A) How CK Works;             (82 - 85)
  160.                (B) How To Break The Program; (86 - 89)
  161.  
  162.  
  163.                                                           iii
  164.  
  165.  
  166.                          READ THIS FIRST
  167.  
  168.           Before you do anything else, PRINT this manual.
  169.           Next, before you do anything else, READ the manual.
  170.  
  171.           To use the program you: first, have to set up your income
  172.     categories; second, you have to set up your checking account
  173.     list; third, you have to enter income and expense data; 
  174.     fourth, you have to create your reports and fifth you have
  175.     to print your reports.
  176.  
  177.           Codes for deposits always end in a slash, e.g. fees/ or
  178.     salary/ or int/ for fee, salary or interest deposits.  Codes for
  179.     debits never end in a slash.  Thus, RENT may be the code for
  180.     rent you pay and RENT/ can be the code for rent you receive.
  181.  
  182.           The best way to print your reports is by telling your
  183.     word processor to print the CK report disk file.  Another way
  184.     to print your reports is to type A>copy 1-93.CAT LPT1:
  185.     to print the file 1-93.CAT.
  186.           
  187.           If you have a hard disk, put the CK programs in their
  188.     own subdirectory and run the program from the hard disk.
  189.  
  190.       When entering data, if you are asked for a check number
  191.     for an entry for which you have no real check number, e.g. a
  192.     bank charge, bank interest, deposits (if your deposit slips
  193.     are not numbered) just make up a number---9000, 9001, whatever.
  194.  
  195.                       !! IMPORTANT !!
  196.  
  197.     If you don't already have one, you MUST create a 
  198.     file called CONFIG.SYS on your boot disk.  Here's how:
  199.     C:\> COPY CON: CONFIG.SYS
  200.     FILES=20
  201.     BUFFERS=20
  202.     ^Z  [CONTROL Z THEN RETURN]
  203.          one file(s) copied
  204.      C:\>
  205.  
  206.     Now, REBOOT (press Control And ALT and DEL keys all at once) 
  207.      your system so that DOS can read the CONFIG.SYS file.
  208.  
  209.     If your screen cannot be read, you may be using a Leading Edge
  210.     with a monochrome screen or you may have a monochrome screen
  211.     attached to a color monitor.  Go to the section of the manual
  212.     dealing with color setup and set the colors to Bright White (15)
  213.     on Black (0).
  214.  
  215.  
  216.                                                        iv
  217.  
  218.         
  219.                               WHAT'S NEW
  220.  
  221.           Beginning with Ver. 3.14, CK will display your income and
  222.      expense codes while you enter your check and deposit data.  Now, 
  223.      if you have a code PHONE for telephone expenses and if you type:
  224.      45 phne, that is you make a typo, CK will notice the typo, will
  225.      tell you that it did not find your code 'PHNE', and then it will
  226.      print a list of your income and expense codes starting with the 
  227.      first code beginning with the letter "P".  
  228.  
  229.           You can press return to cycle screen by screen through all
  230.      of your codes or you can press escape (esc on most keyboards) to
  231.      return to data entry.   If you enter a code 20 YYY and you have no
  232.      codes beginning with the letter "Y", CK will display your codes from
  233.      the beginning.  
  234.  
  235.           If your list of codes which appear in the input module when you 
  236.      enter an unknown code are not in alphabetical order, then you need to 
  237.      cause CK to create a new .ABV file.  
  238.  
  239.           Here is how you do that:  Press "E" on the main menu to
  240.      display your Expense codes.  When that module comes up on screen,
  241.      press "D" to display your codes.  Enter your expense code name,
  242.      EXP or whatever.  Your codes will appear on screen.  Now, press
  243.      "C" to change a code.  Enter a number between 1 and 70, it is not
  244.      important which one.  "1" is fine.  Press Return.  Next, press "Q" 
  245.      to quit the module.  CK will automatically create a new .ABV file.  
  246.      From now on your codes will appear alphabetically on the screen if 
  247.      you enter an unknown code in the enter checking account data module.
  248.  
  249.         Beginning with Ver. 3.17 I have added several features/changes.
  250.      In the Enter Data Module (D on the Main Menu) I have simplified the
  251.      mechanism to change an entry.  Previously, if at the Name? line, the 
  252.      user would type /1 to go back to the first field, the check number.
  253.      Now the user does not need to type a slash.  You need only type 1 
  254.      followed by a return and you will be given the chance to change
  255.      the check number.  
  256.  
  257.           If you type LOOK in the Data Entry module to look at a previous
  258.      entry, you can additionally change the account number as well as 
  259.      all the other attributes.
  260.  
  261.                                         v
  262.  
  263.           The reconsile module now works a little differently.  If you
  264.      have broken a check or a deposit into several entries, for 
  265.      example 1500.1, 1500.2 and 1500.3 for three entries on deposit
  266.      slip 1500, the reconsile module now adds all three up auto-
  267.      matically, displays the total, and gives you the opportunity
  268.      to individually review each of the three entries for accuracy.
  269.      
  270.           All of the menus have been modified for greater clarity.
  271.      The menus listed in the body of the manual may no longer match
  272.      the screen displays.  For example, "X" is only used now to exit
  273.      to DOS.  Everywhere else, "Q" is used to Quit a portion of a 
  274.      module.  Thus, you Q to Quit the reconsile menu and only X to 
  275.      Exit directly to DOS.     
  276.  
  277.         Beginning with version 3.18 you can browse through your checks
  278.      in the Look module.  Press "L" at the main menu.  Display some
  279.      checks.  Press "C" to change a check.  Give the check number to change.
  280.      When the check is displayed, a space bar will display the next check
  281.      in your file.  A "P" for Previous will display the previous check
  282.      in your file.
  283.    
  284.         Also starting with Version 3.18, the reconsile portion of the 
  285.      Data Entry module will show you if you have listed the check
  286.      as Cleared or Uncleared.  Thus, you can "browse" through your list
  287.      of checks indicating whether a check has cleared or not cleared, and
  288.      you will be able to see how you answered that question the last time
  289.      it was asked.
  290.  
  291.         Ver. 3.19 has several major improvements:
  292.  
  293.           (1)   Entries  with decimal points:  If your last check was
  294.     was 2000 and you press ENTER at the Check Number question, CK will
  295.     automatically enter 2001 as the current check number.  Sometimes you
  296.     will break a check into pieces, for example, one check may cover
  297.     principal, interest, taxes and insurance and you will want to break
  298.     it into four different entries, say 2010.1, 2010.2, etc.  
  299.  
  300.         If you  have  manually entered  check number 2010.1, then the 
  301.     next time you get  to  the check number question, ENTER will 
  302.     automatically bring up  2010.2.  If you are at 2010.9, ENTER will 
  303.     automatically bring up 2011.1.
  304.  
  305.                                         vi
  306.           (2)  Copying the amount and code:  At most questions, pressing
  307.     ENTER or RETURN will automatically copy the entry from the last
  308.     check into this one.  This does not happen at the Check Amount &
  309.     Code question.  If you want to duplicate your Check Amount & Code
  310.     entry, you can now do so by pressing a  "Control C" (C for Copy) 
  311.     while at the "Amount & Code" question.   A  "heart" symbol will 
  312.     appear on the screen.  Press ENTER and the amount and code from 
  313.     your most recent entry will be copied into the  current entry.  
  314.  
  315.           (3)   Tagging Entries:  You may want to "tag" certain checks
  316.     and deposits for copying to a separate file.  For example, you may
  317.     use the Group entry to classify all your checks or deposits as
  318.     taxable, non-taxable, deductable and non-deductable.  But, at the end
  319.     of the year, you might want to create a separate file of all of your
  320.     auto related expenses.  To do this, you can type "D" at the Main
  321.     Menu, call up the file of checks you wish to work with, and use 
  322.     the LOOK function to browse through the file of checks.  Each time
  323.     you see an auto related check, for example, insurance, gasoline,
  324.     repairs, tires, etc., you can "Tag" that check to be copied
  325.     to a separate file where it can be sorted into detailed reports.
  326.  
  327.          You "tag" an entry by calling up the Group question dealing
  328.     with that check or deposit.  You can go back to the Group question 
  329.     by typing  "LOOK" then entering a check number (e.g. 2010).  That
  330.     check will be displayed and can be changed.  Press "4" for the Group 
  331.     entry.  Now press a Control T (T for Tag).   A  "paragraph"  symbol 
  332.     will appear on screen.  Press ENTER.   The Group entry will now appear 
  333.     in inverse video.  To untag, repeat the process.  Use the space 
  334.     bar and "P" to browse forward and backward through your file, tagging 
  335.     checks and deposits as you go.
  336.  
  337.           When  you  quit the program, you will be asked for  a  file 
  338.     name  to write the tagged entries to.  If you press  ENTER without
  339.     giving a file name,  tagged entries will be written to a file called 
  340.     "JUNK".  If you give the  name of an existing file, you will be 
  341.     prompted to add these tagged entries  to the end of that old file.  
  342.  
  343.           The file of tagged items which you create can be dealt with 
  344.     like  any other CK file.  It can be sorted, added,  edited,  etc. 
  345.     just like any other CK file which you created. 
  346.  
  347.           When  you  quit  the "Data Entry"  module,  all  tags  are 
  348.     automatically removed from your original file.
  349.  
  350.           3.30  add a "point and shoot" list of your payee names.  As
  351.     you enter your names, you can add them to this list.  Later, if you
  352.     have added "Eisenhower, James" to the list, you can type "eis" ENTER
  353.     and the cursor will rest on that name in the list.  Press ENTER again
  354.     and the entire name will be automatically added to your check.
  355.  
  356.                                   vii
  357.  
  358.         LISTING OF SELECTED ERROR MESSAGES
  359.  
  360.     Error #7: Out of Memory.  Your file was too big to fit into
  361.      the memory in  your machine.  Remove some memory resident programs 
  362.      and/or add more memory to your computer.
  363.  
  364.         Error #9:  This may occur if a record in your CK data
  365.      file has been "trashed" by your system.  If strange garbage 
  366.      values get entered into one of the fields in the trashed record
  367.      they can be out of range of what the program expects to see and
  368.      thus may generate this error.   If this happens go to your backup
  369.      copy of your .CKD data file.
  370.  
  371.         Error #14:  Similar to Error #7 above.
  372.  
  373.         Error #24:  Device Time-out.  Your computer has tried to send
  374.      data to a printer port and did not receive an acknowledgement within
  375.      the specified time.  Try setting the DOS MODE command to ignore
  376.      time-out errors.  ( Example C:\DOS> MODE LPT1: 132,,P ).
  377.  
  378.         Error #25 or #27:  Device Fault.  This usually means that your 
  379.      printer ran out of paper or out of ribbon or was turned off.  
  380.      Essentially, it means that the printer told the computer that it 
  381.      could not continue to function.
  382.  
  383.     Error #57: Device I/O error.  Again, a hardware problem has
  384.      occurred usually in connection with communication with either a
  385.      disk drive or a printer.
  386.  
  387.         Error #61: Disk full.  Delete some files to make more room
  388.      on the disk.
  389.  
  390.     Error #63:  This error occurs when some of your data in a disk
  391.      file has been trashed by your machine.  The program expects to find
  392.      a particular value in a file and the value is instead a zero 
  393.      because the record was damaged.  This zero is unacceptable to the
  394.      program and it generates a "bad record number" error.  Use the
  395.      back-up copy of your file.
  396.  
  397.         Error #67:  Too many files open.  Again, this will occur 
  398.      if you do not create a CONFIG.SYS file in the root directory
  399.      which file contains FILES=20 and BUFFERS=20.
  400.  
  401.         Error #68:  Hardware is unavailable.  E.G., you tried to write
  402.      to a printer on LPT2 and you don't have an LPT2.
  403.  
  404.     Error #71: Disk drive not ready.  The drive door is open
  405.      or there is no disk in the drive
  406.  
  407.         Error #72:  Disk error.  Something is wrong with the disk.
  408.      It may have bad sectors or not be formatted or the like.
  409.  
  410.                                 viii
  411.  
  412.         Error 74:  You have given the wrong disk drive letter for
  413.      the location of your CK files.  For example, if you have only 
  414.      drives A, B and C and you gave CK the letter D as the drive where
  415.      your CK files would be stored, you would get this error.  Solution:
  416.      erase your file DISKDRVE.  Then, when asked, give CK the proper 
  417.      disk drive letter.
  418.  
  419.                                                   viii
  420.  
  421.               CREATING A SUBDIRECTORY ON YOUR HARD DISK
  422.                               INSTALLING CK
  423.  
  424.           A>C: [enter]
  425.           C>cd \ [enter]
  426.           C>prompt $p$g [enter]
  427.           C:\>md ck [enter]
  428.           C:\>cd ck [enter]
  429.           C:\CK>copy a:*.* [enter]  [copies all ck files on ck prog disk]
  430.           C:\CK>ckzip [enter]  [decompresses the ck program]
  431.           Disk Drive To Store Your CK Files?
  432.           C  [enter]
  433.  
  434.  
  435.  
  436.  
  437.  
  438.  
  439.  
  440.  
  441.  
  442.  
  443.  
  444.  
  445.  
  446.  
  447.                                     ix
  448. .RR    L--!----!----!----!----!----!----!----!----!----!-------------R
  449.  
  450.  
  451.  
  452.  
  453.                                   SECTION 1   
  454.  
  455.                              WHAT'S IT ALL ABOUT?
  456.         
  457.  
  458.                         (A)   OVERVIEW OF THE PROGRAM
  459.  
  460.                                 WHAT CK tm  DOES
  461.  
  462.           Ck  keeps  track of all of the money that you receive  and 
  463.        all of the money that you spend.  
  464.            
  465.              You tell CK the money you spent and received,  the category 
  466.        of expense, the date you spent it, who you paid it to, the check 
  467.        number, if you want, a narrative description of what it was 
  468.        for and a cross reference group, like "tax deductable".  
  469.  
  470.              CK will prepare a report telling you
  471.                   
  472.                   (1) how  much you spent on each item in your list  of 
  473.        expenses  and how much you received in every category of income.  
  474.  
  475.                    (2)  how  much you paid any person during any  given 
  476.        month or quarter or year.
  477.  
  478.                    (3)  how  much you spent and received on  any  given 
  479.        date; 
  480.  
  481.                    (4)  what your balance was on every day  during  the 
  482.        period; 
  483.  
  484.                    (5)   how much you spent all year on everything  and 
  485.        how much you received all year from everyone.
  486.  
  487.                    (6) how  much  you spent for any group  of  expenses 
  488.        like tax deductable automobile or all tax deductable expenses.
  489.  
  490.              CK  prepares  written reports arranging  your  income  and 
  491.        expenses  by  
  492.  
  493.                   check number
  494.                   date
  495.                   payee name
  496.                   amount
  497.                   category of income and expense 
  498.                   cross reference group
  499.                   year to date summary
  500.                   stacked bar chart of income and expenses
  501.  
  502.                                    1
  503.  
  504.                              Sec. 1  A Overview -- What CK Does
  505.              
  506.              CK can print checks directly on the printer.
  507.  
  508.              Each  report  can  keep  track of  up  to  nine  different 
  509.        checking accounts. 
  510.  
  511.              Each  report subtotals all the the checks and deposits  in 
  512.        each category.
  513.  
  514.              If you want,  you can add your monthly checks and deposits 
  515.        together into one big quarterly or annual file and can sort that 
  516.        file  by payee name,  expense category,  amount,  check  number, 
  517.        cross  reference or date,  thus producing a  complete,  detailed 
  518.        breakdown of each check and each deposit for the entire year.
  519.  
  520.              CK  labels  each  report  entry  to  show  which  checking 
  521.        account,  (e.g.  General,  Trust,  Personal, etc) each check was 
  522.        written on.
  523.  
  524.              CK  will prepare a "bar" chart of your income and expenses 
  525.        with  dollars along the vertical axis and categories  along  the 
  526.        horizontal axis.   These charts can be manipulated to produce an 
  527.        annual  chart  with dollars along the vertical axis  and  months 
  528.        along the horizontal axis.
  529.  
  530.              Each  check takes up 53 bytes and each narrative  descrip-
  531.        tion takes up 64 bytes.
  532.  
  533.  
  534.  
  535.  
  536.  
  537.  
  538.  
  539.  
  540.  
  541.  
  542.  
  543.  
  544.  
  545.  
  546.  
  547.  
  548.  
  549.  
  550.  
  551.  
  552.  
  553.  
  554.                                    ▓ ¡  6
  555.  
  556.                         Sec. 2  A   Getting Started  -- General Rules
  557.  
  558.  
  559.  
  560.  
  561.                                   SECTION 2
  562.  
  563.                                GETTING STARTED
  564.  
  565.  
  566.                   (A)  BASIC ASSUMPTIONS MADE IN THIS MANUAL
  567.  
  568.            GENERAL RULES FOR USING YOUR COMPUTER WITH THIS PROGRAM
  569.  
  570.  
  571.              It  is  probably  a  good idea to make  clear  some  basic 
  572.        assumptions  about how your computer works.   I will put all  of 
  573.        them  here so that I don't have to repeat them in  each  chapter 
  574.        and so you don't have to re-read them in each chapter.
  575.  
  576.              First:  CK doesn't care if you type in UPPER CASE or lower 
  577.        case.   Except for the "Special Description" lines, CK automati-
  578.        cally translates lower case entries to upper  case.   Therefore, 
  579.        all your file names,  your disk drive designations,  Y's and N's 
  580.        for YES and NO,  category codes,  payee names, everything except 
  581.        special descriptions, are always converted to upper case.  If it 
  582.        is easier for you to type everything in lower case,  please feel 
  583.        free to do so.
  584.  
  585.              Second:   Throughout  the manual I will tell you to  press 
  586.        certain keys and I will give examples of things to type.  I will 
  587.        give you these instructions by printing that letter within quotes.  
  588.        For example, if I want you to press a "P" I will say Press "P".
  589.        Don't type the quotes, just the P.
  590.  
  591.              Third:   The  control key is usually at the lower left  of 
  592.        the  keyboard and is often labeled "CTRL".   If I want you to hold 
  593.        down  the control key and at the same time press a P,  I will say: 
  594.        Type a control "P".
  595.  
  596.        If you  are typing an entry and you make a mistake, press the 
  597.        backspace key and it will move the cursor backwards and erase.
  598.  
  599.                                    7
  600.  
  601.                         Sec. 2  A   Getting Started  -- General Rules
  602.  
  603.              If   you don't have a word processing program  and 
  604.        you   want to  print  your reports,  you can copy the  file  to 
  605.        your printer.  For example, C:\CK>COPY 1-93.CAT LPT1:
  606.        will cause the file 1-93.CAT to be printer on your printer.
  607.  
  608.              If you have a hard disk, use the PROMPT command to be able 
  609.        to see what subdirectory you are in.  For example:
  610.        C>PROMPT $P$G [ENTER]
  611.        C\WP51>
  612.  
  613.              If you have a hard disk, create a subdirectory called CK
  614.        and put all your check files into it.  At the C:\> type:
  615.        C:\>MD CK [ENTER]
  616.        C:\>CD \CK
  617.        C:\CK>   
  618.        C:\CK>copy a:*.* [ENTER]
  619.        C:\CK>CKZIP [enter] [this decompresses the files]
  620.        C:\CK>CK [enter]  [this runs the program]
  621.  
  622.  
  623.                                    8
  624.  
  625.                         Sec. 2  A   Getting Started  -- General Rules
  626.  
  627.              Every  place  in  the program where you  have  to 
  628.        answer a question and your answer will always one character long 
  629.        like a Y or an N  those  are entered  by just typing them.   You 
  630.        don't have to press  ENTER.  
  631.  
  632.              Sometimes,  the number of characters you will type  cannot 
  633.        be  known in advance by the program.   For example,  if you  are 
  634.        asked  for a file name,  that name could be anywhere from one to 
  635.        eight characters long.  In that case, you will have to type your 
  636.        answer  and  then press ENTER to let the program know that  you 
  637.        have completed your entry and that it can now proceed.
  638.  
  639.              Filenames:   CK  allows you to pick your own file 
  640.        names for your data files.  It is usually helpful to pick a name 
  641.        that describes your data.   If you have a file of checks for the 
  642.        month  of  April 1993,  then a good file name would be  4-93  or 
  643.        APRIL93.  If these checks are only for your trust account then a 
  644.        good name would be TR4-93.  
  645.  
  646.              The  file name CANNOT be more than eight  characters  long 
  647.        (ABCDEFGH)  and  it  CANNOT have a decimal  point  in  it.   For 
  648.        example  ABC.DEF is not a legal file name in CK.   You can't  do 
  649.        this  because CK automatically puts the extension .CKD after the 
  650.        name of every file of checks.
  651.  
  652.              Your file names CANNOT have slashes  or backslashes in 
  653.        them  because  DOS uses these characters.  If  you include a slash 
  654.        in your file name, DOS you will  generate an error.  Also, Your 
  655.        file name CANNOT have SPACES in it!
  656.  
  657.              CK sees all money spent, that is all checks, as 
  658.        positive numbers and all money received,  that is all  deposits, 
  659.        as  negative  numbers.   If you ever see a negative number as  a 
  660.        check  amount,  that means that CK is treating that entry  as  a 
  661.        deposit.  Codes for Deposits ALWAYS end in a slash, e.g., SAL/ for
  662.        salary received.
  663.  
  664.              Last:   If you want to sort  a file but can't remember your 
  665.        file name,  type in  a garbage name  in  response  to the 
  666.        file name  question  and  CK will display your list of files.  If the 
  667.        file you want is not on  the list, Press ENTER.  When in doubt, 
  668.        press ENTER.  In most of the modules, ENTER to a question 
  669.        will return you to the previous question or to a menu which will 
  670.        allow you to leave the module. 
  671.  
  672.  
  673.  
  674.  
  675.  
  676.                                    9 - 11
  677.  
  678.                         Sec. 2  A   Getting Started  -- General Rules
  679.  
  680.  
  681.  
  682.  
  683.  
  684.            (B) TURNING ON YOUR MACHINE AND COPYING THE CK PROGRAMS
  685.  
  686.                            For Hard Disk Computers
  687.  
  688.              If you have a hard disk, make a CK subdirectory, go to it,
  689.        and type C:\CK>COPY A:*.* [RETURN]  Next type: CKZIP [enter]. 
  690.        This decompresses the programs.   
  691.  
  692.               To begin type C:\CK>CK [enter].  CK  will  begin with the 
  693.        Main Menu.   
  694.  
  695.                                   13
  696.  
  697.                The program will immediately
  698.        notice  that it cannot find a file containing the letter of  the 
  699.        drive which will hold your data disk.   It will immediately 
  700.        ask you  for  the  drive where  you want to put your data disk.   
  701.        You may pick any letter from A to L.   
  702.  
  703.              In our example, we would answer C.
  704.  
  705.              WARNING:   Always keep a backup of your data disk.   Disks 
  706.        do have a habit of dying.   If yours gets its directory  damaged 
  707.        it may not be salvageable.   Every two or three months, it would 
  708.        be a good idea to copy your data disk onto your backup disk.
  709.  
  710.              You will now be returned to a menu which will allow you to 
  711.        set  up  your income and expense categories.  Press "S" to 
  712.        set up your income and expense code name.
  713.  
  714.        Next, you set up your list of Checking Accounts (C on the Main 
  715.        Menu).  Next, you enter your income and expense data.  Last, 
  716.        sort your entries and prepare your reports.
  717.  
  718.                              ABOUT COLOR
  719.  
  720.           The default colors are white letters (the foreground color) on 
  721.     a blue background.  These colors can be changed by placing the numbers 
  722.     your alternate colors in the DISKDRVE file.
  723.  
  724.           Let me explain: each color has a number according to the list 
  725.     below:
  726.  
  727.     0=Black;   1=Blue;   2=Green;  3=Cyan;   4=Red;    5=Magenta
  728.     6=Brown;   7=White;  8=Gray;   9=Light Blue;  10=Light Green
  729.     11=Light Cyan;  12=Light Red;  13=Light Magenta    14=Yellow
  730.     15=Bright White;
  731.  
  732.                                  14
  733.  
  734.           Thus, Bright white letters on a blue background (the 
  735.     default) would be 15 (bright white), 1 (blue);
  736.  
  737.           Blue letters on a white background would be 1 (blue
  738.     15 (bright white);
  739.  
  740.           You can add two lines of color numbers to your diskdrve 
  741.     file to tell CK that you want it to use the specified 
  742.     colors instead of white letters on a blue background.  For
  743.     example, if you wanted White letters on a Black background,
  744.     your DISKDRVE file would look like this:
  745.  
  746.     C       [DATA DRIVE NAME, DRIVE C]
  747.     15      [THE NUMBER FOR THE COLOR WHITE]
  748.     0       [THE NUMBER FOR THE COLOR BLACK]
  749.  
  750.           Don't type in the information in the brackets.  That is 
  751.     just to explain the data to you.  Here is how you could create
  752.     a diskdrve version to put white letters on a black background:
  753.  
  754.     C:\CK>COPY CON: DISKDRVE  [RETURN]
  755.     C  [RETURN]
  756.     15 [RETURN]
  757.     0  [RETURN]
  758.     ^Z [CONTROL Z THEN RETURN]
  759.           1 file(s) copied
  760.  
  761.           The control Z means that you hold down the control key and press 
  762.     a Z at the same time.
  763.  
  764.           If you are happy with white on blue, YOU DON'T HAVE TO DO
  765.     ANYTHING AT ALL TO DISKDRVE.  JUST LEAVE IT ALONE AND YOU WILL 
  766.     GET WHITE ON BLUE.
  767.  
  768.  
  769.  
  770.  
  771.  
  772.  
  773.  
  774.  
  775.  
  776.  
  777.  
  778.  
  779.  
  780.  
  781.  
  782.  
  783.                                  15
  784.               Sec. 2  B - Getting Started -- Copying The Program
  785.  
  786.  
  787.                          (C)  THE MAIN MENU EXPLAINED
  788.  
  789.  
  790.              The Main Menu looks like this:
  791.  
  792.  
  793.        Copyright David M. Alexander, 1984, 1987 For This Program And
  794.                For ALL Programs Called From This Program
  795.  
  796.            Revision No. 3.30  March 11, 1993
  797.  
  798.                     **** MAIN MENU ****
  799.  
  800.        D  DATA  Entry From Your Check Stubs,                 
  801.        L  LOOK  At A File Of Checks                          
  802.  
  803.        S  SORT Your Checks & Create Reports                  
  804.        Y  YEAR TO DATE  Reports                       
  805.        R  REPORT Information/Help
  806.        P  PRINT Checks On The Printer
  807.  
  808.        E  EXPENSE Category Set up/Display
  809.        C  CHECKING Accts Set up/Display
  810.  
  811.        A  ADD Several FILES Together
  812.        
  813.        X  EXIT To The Operating System
  814.  
  815.  
  816.              When  you want to enter your checks and deposits into  the 
  817.        program,  you  press D.   
  818.  
  819.              When  you  want to review the checks you have  entered  or 
  820.        correct typo's or add or delete checks,  press L.   
  821.  
  822.              When  you  want  to prepare reports,  you will  sort  your 
  823.        checks by name, number, amount, etc.  Press S.  
  824.  
  825.              When  you  want  to create a year to date report  of  your 
  826.        income and expenses,  press Y.  CK will display the Year To Date 
  827.        menu and give you the opportunity to erase the old year to  date 
  828.        report  and create a new one or to add files to  the  existing 
  829.        year to date report.
  830.  
  831.              When  you  are unsure how to print a hardcopy of your  re-
  832.        ports, press R.  CK will tell you how to print your reports.
  833.        P will let you print your checks on the printer.
  834.  
  835.              When  you want to set up or change or look at  your  cate-
  836.  
  837.                                   16
  838.  
  839.                         Sec. 2  C  Getting Started -- The Main Menu
  840.  
  841.        gories  of  income  and expenses,  press E.   
  842.  
  843.              When you want to set up or change the list of your various 
  844.        checking  accounts,  press  C.   You  will  be  able to chose up  to  
  845.        9  different accounts and will be able to sort each account separately.
  846.  
  847.              When  you want to add several files together press A.   
  848.        CK which will allow you to add  several  individual files into one 
  849.        big file,  e.g. add three months of checks together to have one file 
  850.        for the whole quarter.
  851.  
  852.              When you want to return to the operating system,  press  X 
  853.        which will and put you back into DOS.
  854.  
  855.              WHEN YOU FIRST START THE PROGRAM, you will be automatically
  856.        taken to the module to set up your expense categories.  After
  857.        returning to the Main Menu, press C to set up your list of
  858.        checking accounts.  Only after you have done this will you
  859.        press D to enter any data.  Only after you have entered 
  860.        your data, will you press S to sort your checks and create
  861.        your reports.
  862.  
  863.              You will be wise to create your reports to disk files
  864.        and print the files on your printer through your word processor
  865.        or through the DOS PRINT command or COPY filename LPT1:
  866.  
  867.                If you don't have a word processor, get one!  
  868.  
  869.  
  870.  
  871.  
  872.  
  873.  
  874.  
  875.  
  876.  
  877.  
  878.  
  879.  
  880.  
  881.  
  882.  
  883.  
  884.  
  885.  
  886.  
  887.  
  888.                                   17
  889.  
  890.                            NOTES TO SHAREWARE USERS
  891.  
  892.                              CK QUICK USE OUTLINE
  893.  
  894.              The short course in using CK is as follows:
  895.  
  896.              1)  copy the disks as outlined above;
  897.  
  898.              2)  put the input disk in the A drive or,  if you are using 
  899.        a hard disk, go to your hard disk;
  900.  
  901.              3)  type A>CK [return] or C:\CK>CK [return]
  902.  
  903.              4)   You will be asked what drive you want to use  as  your 
  904.        data  drive.   If you are using floppies,  say  B .   If you  are 
  905.        using  a  hard  disk,  answer with your hard disk  drive  letter, 
  906.        usually C.
  907.  
  908.              5)  press  S  to Set up your income and expense categories.
  909.                  OR press D and then give the name:  SAMPLE
  910.              6)   when asked,  respond with the name of a file  to  hold 
  911.        your  income  and expense categories of up to seven  (NOT  eight) 
  912.        characters  --- use  your  initials  or  just  call  it  EXP  for 
  913.        expenses.  
  914.  
  915.              7)   enter your income and expense codes in answer  to  the 
  916.        prompts on screen;
  917.  
  918.              8)  when done, return to the main menu;
  919.  
  920.              9)   Press  C  on the main menu,  then when the  next  menu 
  921.        appears, press S to Set up your list of checking  accounts.   You 
  922.        can have up to 9,  e.g.  general account,  trust account, Bank Of 
  923.        America account,   Visa Card,  American Express,  S & L  account, 
  924.        etc.  OR press D, and SAMPLE list will appear.
  925.  
  926.              10)  Go to the main menu and press D to enter your Data 
  927.        (that's your checks and deposits).  When done go back to the 
  928.        Main Menu.
  929.  
  930.              11)   Type S on the main menu to go to  the  sort 
  931.        menu.  Select the type of report you want to create and press the 
  932.        menu  entry  for  that  kind  of  report.   When  the  report  is 
  933.        completed, print it:
  934.  
  935.              a)  through  your word processer, OR
  936.  
  937.                                   18
  938.  
  939.  
  940.              b)  A>COPY B:FILENAME.XXX  LPT1 [return] 
  941.              [For example:   OCT93.CAT]
  942.              The above Table of Contents gives you an outline of what is 
  943.        in  the  full CK manual.   Users who register with me will get  a 
  944.        disk containing the full manual.
  945.  
  946.              To register, send me your name and address and $25.  If you 
  947.        use  CK,  I ask you to send me the $25 as part recompense for the 
  948.        many hundreds of hours I have invested in the program.
  949.  
  950.              Commercial users, corporations, are also asked to pay the $25 
  951.        if they use the program.   If you haven't registered the program, 
  952.        don't call with questions.    If you have registered and you call 
  953.        and I can't take your call, I will return your call collect.
  954.  
  955.                               David M. Alexander
  956.                           2600 El Camino Real  #506
  957.                              Palo Alto, CA  94306
  958.                                  415-857-9233
  959.  
  960.              If you like CK,  you should consider trying MR.  BILL tm, a 
  961.        program  I  wrote  to keep time and prepare  full  bills/invoices 
  962.        including  ageing,  chronological  reports,  management  reports, 
  963.        variable billing rates and all the good stuff I needed for a full 
  964.        billing program for my law practice.   MR. BILL is also available 
  965.        from the distributor who sent you CK.
  966.  
  967.              Take care,
  968.  
  969.              David M. Alexander
  970.  
  971.  
  972.  
  973.  
  974.  
  975.  
  976.  
  977.  
  978.  
  979.  
  980.  
  981.  
  982.  
  983.  
  984.  
  985.  
  986.  
  987.  
  988.  
  989.                                   19
  990.  
  991.  
  992.